Lagerung, Reinigung und Inventarisierung von Sachspenden

Die erhaltenen Sachspenden werden trocken und geschützt vor Frost, zu großer Hitzeeinwirkung und Sonneneinstrahlung und dem unbefugten Zugriff Dritter aufbewahrt. Die Lagerung erfolgt an den bereits bestehenden Computertruhe-Standorten in den vereinseigenen Lagerräumen oder in den Privaträumen von Vereinsmitgliedern oder vom Vereinsvorstand hiermit beauftragten Personen. Sollten die gespendeten Datenträger im Rahmen dieser Lagerung nicht vor Dritten geschützt werden können, so sind diese aus den Geräten zu entfernen und separat gesichert vor dem Zugriff Dritter aufzubewahren.

Vor der Reinigung sollten mindestens folgende Punkte geprüft werden, da sie evtl. danach obsolet wird:

• Befinden sich auf den Platinen aufgeblähte oder geplatzte Kondensatoren (Capacitor Plague)?
• Sind Kabel (insbesondere Stromkabel) beschädigt?
• Gibt es Hinweise auf Überhitzung (schwarze Flecken, Schmorgeruch) einzelner Bereiche auf den Platinen, am Netzteil oder an Kabeln?

Wurden defekte Komponenten identifiziert, werden diese fachgerecht entsorgt.

• Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger:
  • Keinen mit Öl betriebenen Kompressor verwenden.
  • Beim Ausblasen/Aussaugen der Lüfter das Laufrad fixieren, damit das Lager keinen Schaden davon trägt.
  • Bei besonders verdreckten Hauptplatinen Speicherriegel und Steckkarten entnehmen und Slots ausblasen/aussaugen.
• Aufkleber auf Gehäusen (insbesondere solche, die auf Vorbesitzer*innen oder Spender*innen hinweisen) lassen sich häufig mit Heißluft (Fön), Reinigungsalkohol, Öl, Nagellackentferner oder einem Ceranfeldschaber entfernen. Bei Bedarf können ebenfalls Windows-Produktschlüssel entfernt werden. Sie können aber auch an den Geräten belassen werden, um Laien ggf. einen Eindruck vom tatsächlichen Alter der Rechner zu geben.
• Das Gehäuse außen mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch reinigen. Unzugängliche Bereiche, wie z. B. Lüftungsgitter, können mit Cyber Clean-Reinigungsmasse gesäubert werden.
• Optische Laufwerke können mit einem speziellen CD-Reinigungsset gereinigt werden (CD mit kleiner Bürste, die mit Reinigungsalkohol getränkt wird). In den meisten Fällen werden dadurch Laufwerke mit Lesefehlern wieder funktionsfähig.

• Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger (weitere Hinweise hierzu siehe Desktops).
• Aufkleber (siehe Desktops).
• Das Laptop und das externe Netzteil mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch reinigen. Das Display und die Tastatur dabei vorsichtig nebelfeucht reinigen.
• Display (siehe Bildschirme).
• Tastatur (siehe Tastaturen).
• Optische Laufwerke (siehe Desktops).

• Bei starker Verschmutzung Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger (weitere Hinweise hierzu siehe Desktops).
• Aufkleber (siehe Desktops).
• Gehäuse (siehe Desktops).
• Das Display mit einem speziell dafür vorgesehenen Reinigungsspray und Microfasertuch reinigen. Oder spezielle, feuchte Display-Reinigungstücher nutzen.

• Bei Funktastaturen die Batterien entfernen (sichere Lagerung) und – falls genug Restladung vorhanden – in der Computertruhe weiterverwenden. Dabei darauf achten, dass die Batterien ausgelaufen sein könnten.
• Umdrehen, ausschütteln und ausklopfen.
• Mit einem speziellen PC-Staubsaugeraufsatz aussaugen, dabei darauf achten, keine Tasten unbeabsichtigt zu lösen. Besonders die von Laptop-Tastaturen können relativ schnell kaputtgehen.
• Reinigung der gesamten Tastatur und des Kabels mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch.

• Reinigung mit Cyber Clean-Reinigungsmasse.

• Bei Funkmäusen die Batterien entfernen (sichere Lagerung) und – falls genug Restladung vorhanden – in der Computertruhe weiterverwenden. Dabei darauf achten, dass die Batterien ausgelaufen sein könnten.
• Reinigung der Maus und des Kabels mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch.
• Ggf. die Maus dabei kurz auseinander schrauben, um Verunreinigungen in den Ritzen und am Scroll-Rad richtig entfernen zu können.
• Reinigung mit Cyber Clean-Reinigungsmasse.

• Darunter fallen u. a. Kabel, Webcams, Smartphones, Tablets, Laptoptaschen/-hüllen, Lautsprecherboxen, Beamer …
• Ebenfalls mit den oben genannten Mitteln reinigen.

Hardware, die bereits vor oder während der Reinigung offensichtlich nicht mehr für eine Verwendung im Sinne der Computertruhe geeignet ist, fachgerecht entsorgen. Magnetische und flash-basierte Datenträger, deren enthaltene Daten aufgrund von Hardware-Defekten nicht mit mehr mit speziellen Programmen und Verfahren vernichtet werden können, mechanisch zerstören. Hierzu den Datenträger aufschrauben/auseinandernehmen, Magnetscheiben/Speicherchips zerkratzen bzw. zertrümmern und danach fachgerecht entsorgen. Weitere Hinweise hierzu liefert die Prozessbeschreibung Instandsetzung der Hardware.

Vor bzw. nach der Reinigung – bei Rechnern ggf. erst nach dem Testen und der Einrichtung – erhalten folgende Gerätetypen eine Inventarnummer:

• Desktops
• Laptops
• Bildschirme
• Videoprojektoren
• Tablets
• Smartphones
• Smartwatches

Die Inventarnummern setzen sich wie folgt zusammen: Initialen-JJJJMMTT-fortlaufende Nummer

• Initialen: Erster Buchstabe des Vornamens und erster Buchstabe des Nachnamens des Computertruhe-Mitglieds, welches das Gerät inventarisiert.
• JJJJMMTT: Datum des Tages, an dem das Gerät inventarisiert wird.
• fortlaufende Nummer: „1“ für das erste Gerät, dass die Person an diesem Tag inventarisiert, „2“ für das zweite Gerät etc.
• Bsp.: AM-20200722-3
• Gibt es an einem Standort mehrere aktive Mitglieder mit den gleichen Initialen, so sprechen diese sich bezüglich der Kürzel ab, damit eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Z. B. kann ein dritter Buchstabe ergänzt oder der Anfangsbuchstabe eines Nicknames verwendet werden.

Die Geräte, die wir herausgeben, erhalten einen rechteckigen Computertruhe-Geräteaufkleber, auf dem die interne Inventarnummer eingetragen wird - handschriftlich oder durch das Aufkleben eines Labelprinter-Etiketts.

Bei Desktop-Geräten bietet sich das Seitenteil zum Bekleben an, bei Laptops die Unterseite, bei Monitoren die Rückseite. Bei manchen Gerätetypen, insbesondere bei Smartphones und Tablets, kann auf die Anbringung eines Aufklebers auch verzichtet werden oder dieser an eine evtl. vorhandene Umverpackung geklebt werden.

Das Ziel ist, dass die Geräte eindeutig identifizierbar sind und deren Ausgabe nachvollziehbar ist.

In der Lemgoer Computertruhe wird statt mit den oben genannten Inventarnummern mit den Gerätetyp-Bezeichnungen und den Seriennummern der Hersteller in Listen gearbeitet, was sich dort als praktikabler und sinnvoller erwiesen hat, da sich sowieso alle Spenden an einem Ort befinden. Die Chemnitzer Computertruhe nutzt ein eigenes Assetsystem.

Im allgemeinen Bereich der Computertruhe-Cloud führen die Standorte Inventarlisten über den Hardwarebestand am Standort. Diese ermöglichen einen Überblick darüber, welche Hardware gerade in welcher Menge wo lagert und in welchem Zustand (bereits gereinigt, fertig installiert …) sich diese befindet. Dadurch können Kompatibilitäten geprüft, Bedarfe erkannt und Statistiken geführt werden.

Alle aktiven Mitglieder können Zugang zu diesem Bereich der Computertruhe-Cloud erhalten.

Derzeit werden die Listen mit LibreOffice Calc generell für Desktops/Laptops, Monitore, Videoprojektoren oder Smartphones/Tablets/Smartwatches geführt, d.h. für die Geräteklassen, die eine Inventarnummer erhalten und nur gegen einen Berechtigungsnachweis ausgegeben werden. In diesen Listen können die Standortteams zusätzlich dokumentieren, welche Hardware-Komponenten die Geräte enthalten, welche Schritte des Einrichtungsprozesses bereits erfolgt sind oder ob die Geräte Besonderheiten aufweisen. Bei Erhalt, nach der Reinigung, spätestens jedoch nach Vergabe der Inventarnummer, werden die Sachspenden entsprechend eingetragen.

Optional können die Standortteams weitere Inventarlisten z. B. über Eingabegeräte, externe Netzteile oder einzelne Hardwarekomponenten führen.

Geräte, die an die Computertruhe gespendet wurden und die von Mitgliedern selbst für die praktische Vereinsarbeit genutzt werden, werden ebenfalls mit einer Inventarnummer versehen und in die Inventarlisten mit dem Vermerk „Wird von Mitglied [Vorname Nachname] für Vereinszwecke genutzt“ eingetragen. Je nach Hardwaretyp ist hierfür ggf. eine neue Liste anzulegen.

Da in der Lemgoer und Göttinger Computertruhe Annahme, Aufbereitung, Lagerung und Ausgabe der Geräte an einem Ort gemeinsam von wenigen Personen bewerkstelligt werden, werden hier keine detaillierten Inventarlisten geführt. In der Chemnitzer Computertruhe ersetzt das dortige Assetsystem die Inventarlisten.